シュレッダーより楽!? 機密書類・紙類の溶解処分と業者選びの注意点


片付けや整理整頓のなかでも、書類の処分に苦労する方は少なくないでしょう。特に、個人情報が掲載された書類や機密文書などは、処分に困ってしまうものです。処分の課程でうっかり情報が漏えいしてしまうと、企業や個人としての信用を失ってしまうことにもなりかねません。そこで今回は、書類を安全に処分するための溶解処理についてご紹介します。

  1. 書類の溶解について
  2. 書類の溶解はいつどこで必要か?
  3. 書類の溶解の方法について
  4. 書類溶解の業者選びのポイント
  5. よくある質問
  6. まとめ

書類溶解のメリットや、安全な業者の選び方・注意点などについて詳しくご説明しますので、企業の方にも個人の方にもピッタリの内容となっています。書類の溶解について知りたい方や、機密文書などの廃棄を検討している方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

1.書類の溶解について

1-1.書類の溶解とは

書類の溶解とは、温水や薬剤の入った巨大なミキサーのようなものに、紙類を投入しドロドロに溶かすことで判別できなくする処理システムのことです。書類を溶解すると、紙の形状ではなくなるので復元不可能となります。そのため、シュレッダーや目隠しよりも情報漏えいの危険性が下がるのです。

1-2.書類溶解のメリット

書類溶解のメリットはほかにもあります。たとえば、クリップやホチキス針などを付けたままで処分できるのもメリットの一つでしょう。また、リサイクル紙やトイレットペーパーとして再利用することもできるのです。

1-3.注意点

書類の溶解は、業者によってセキュリティーレベルに差があります。事前にしっかりと下調べをし、安全な業者に依頼しましょう。また、万が一書類や情報が漏えいしてしまった時の補償の有無は必ずおこなってください。

2.書類の溶解はいつどこで必要か?

2-1.溶解すべき書類とは?

溶解すべき機密性の高い書類について、具体的な例をご紹介しましょう。

  • 各種機密文書
  • 社外秘文書
  • 取引先の情報
  • 顧客情報
  • 金融情報
  • そのほか個人情報

いずれもセキュリティー意識を高く持っておくべき書類になります。

2-2.溶解が必要な場面とは?

2-2-1.企業・職場など

一般企業は、職場内にシュレッダーが設置されているため、毎日少しずつ処分することができるでしょう。しかし、文書保存期限が切れた後・大掃除・案件が終わった時など、大量に機密書類を処分したいことがあるかと思います。そんな時は一気にまとめて書類を処分できる溶解処分がおすすめです。クリップやホチキス針を外す手間も省けるので、人件費の削減にもなるでしょう。

2-2-2.個人の場合

クレジットカードの明細や、住所がかかれた手紙・ハガキなどは、普通に捨てるのはためらわれますよね。また、家庭によっては契約書や業務提携書などを保存していることもあるでしょう。一般家庭では、シュレッダーを持っていることは少なく、機密文書類の処分に困ってしまうこともあるかと思います。そんな時にも書類の溶解処分がおすすめです。

3.書類の溶解の方法について

3-1.溶解方法・手順

書類の溶解は、段ボール箱などに書類を詰めて郵送するか持って行ってもらう方法などが一般的です。業者は段ボールごと(開封せずに)溶解し、溶解証明書を発行します(証明書には別料金がかかる場合も)。

3-2.セキュリティーについて

書類の入った段ボールを郵送するのは、セキュリティー上安全とは言えません。そのため、業者に直接回収しに来てもらうのがおすすめです。運搬中の事故や文書の漏えいについての補償などはあらかじめ確認しておきましょう。

4.書類溶解の業者選びのポイント

4-1.選び方のポイント

書類溶解の業者を選ぶ際のポイントをご紹介します。

  • セキュリティー面で信用できる
  • 料金が分かりやすい
  • 回収に来てくれる
  • 古物商許可、産業廃棄物取り扱いなどの資格を持っている
  • 無料見積もりをおこなっている

4-2.料金について

ご参考までに、株式会社エコアースの料金をご紹介します。

  • 書類溶解費用:段ボール1箱1,000円(片付け料金(1箱1,000円)が別途かかります)

溶解処理証明書の発行もしています。また、無料見積もりフォームよりご依頼いただいたお客様は、1,000円割引となりますのでぜひご利用ください。

4-3.注意点

書類の溶解を業者に依頼する際は、下記の点に注意してください。

  • 資格や身元がはっきりしない業者は利用しない
  • 依頼していないのに訪問・営業・勧誘にきた業者は利用しない
  • 見積書は書面やデータなど、形に残るもので提出してもらう
  • 金額・作業内容をしっかり確認する(オプション料金などあいまいな費目は要確認)
  • 必要に応じて溶解証明書を発行してもらう

5.よくある質問

Q.大量の書類があるのですが、依頼できますか?
A.株式会社エコアースでは、3LDK~4DK程度の部屋の片付けにも対応できる大型トラックの準備もありますので、大量の書類や不用品の回収も可能です。無料見積もりフォームお問い合わせフォームより、お気軽にご相談ください。

Q.シュレッダーの購入を検討していますが、注意点はありますか
A.家庭用の安価(1万円程度)なシュレッダーは、業務用とは異なり数枚ずつしか投入できません。また、機種によっては熱くなったり詰まってしまったりすることがあることも理解しておきましょう。

Q.家庭での書類の処分方法は?
A.数枚程度のちょっとした書類の場合は、以下のような方法で処分するとよいでしょう。ただし、完全に機密性が保たれるわけではないので注意してください。

  • ハサミなどで細かく切り刻む
  • 生ゴミに混ぜる

Q.マニフェスト(産業廃棄物管理票)を発行してほしいのですが
A.法人ご依頼の場合、3,000円(税別)でマニフェスト(産業廃棄物管理票)の発行が可能となっております。

6.まとめ

書類の溶解処分についてご紹介しました。機密書類の処分方法を誤って、個人情報などが漏えいしてしまうと、企業の信用にかかわります。また、個人の場合も、自分だけでなく周りの人に迷惑がかかってしまうこともあるでしょう。より安全で確実に書類を処分するには、信頼できる業者に溶解処分を依頼するのが一番です。業者選びに迷ったら、複数の業者に無料見積もりを依頼してみるとよいでしょう。業者を比較検討することで、より安全に書類の溶解をおこなうことができるはずです。


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