機密文書を安全かつ確実に廃棄する方法!業者選びのポイントとは?


「社内で発生した機密文書の廃棄方法が分からない」という悩み、よく分かります。企業による個人情報の流出が相次ぐ近年、機密文書の処理をどうすべきか迷う人も多いでしょう。
社内にあるシュレッダー処理機を使用することにもさまざまなデメリットがありますよね。そこで、この記事では機密文書の廃棄を社内で行うことの問題点や業者による廃棄方法について解説しましょう。

  1. 機密文書の処分について
  2. 業者による機密文書廃棄の方法と注意点
  3. 業者選びのポイント
  4. 機密文書の廃棄にかんするよくある質問

この記事を読むことで、より安全に機密書類を処分することができます。

1.機密文書の処分について

具体的に、機密文書とはどのようなもののことを言うのでしょうか。個人で廃棄する場合や社内で廃棄することの問題点についてまとめてみました。

1-1.企業にかんする「秘密保持が必要な文書・パソコンデータ」のこと

機密文書とは、企業にかんする重要で秘密保持が必要な書類・パソコンデータのことです。たとえば、その企業独自の技術や経営情報・顧客情報などを指し、経営計画や戦略・営業ターゲット情報・セキュリティー情報なども当てはまります。当然、自社のものだけでなく取引先などから受け取った機密書類についても、注意深く管理する必要があるでしょう。
近年ニュースなどで話題になっている流出の問題は、その多くが顧客名簿や会員情報などの個人情報です。社員名簿や履歴書・顧客名簿など、個人の氏名や年齢・住所・生年月日・電話番号などが記載されている文書にかんしては、厳重管理のための対策が必要になります。

1-2.機密文書を厳重に管理しないとどうなる?

たとえ古い情報だとしても、機密書類を不用意に管理・処分すると大変危険です。個人情報の流出によって犯罪に巻き込まれたり、会社の不祥事に発展したりする可能性も否定できません。企業の責任が問われる問題になることもありますし、多くの人に多大な迷惑をかけることになってしまうということを覚えておきましょう。

1-3.機密文書の廃棄を社内で行うことにはデメリットが多い!

機密文書を廃棄する場合、シュレッダーによって社内で処分することもあるでしょう。しかし、社内で廃棄を行うことにはさまざまなデメリットがあるのです。

1-3-1.時間がかかり非効率

最近は機能性の高いシュレッダーが登場しているため、導入している企業も多いでしょう。しかし、大量の機密文書を社内のシュレッダーで処分しようとすると、大変な時間と労力を費やすことになります。社員にとっては大きな負担となり、モチベーションの低下を招く原因にも。非常に非効率な方法であると考えられます。

1-3-2.情報漏えいの可能性

社内で機密文書を処分する場合、情報漏えいの可能性もあります。社員の不注意だけでなく、不正やセキュリティーに対する認識不足も考えられるでしょう。シュレッダーの扱い方や処理の方法を統一しておく必要があります。

1-3-3.メンテナンスの問題も

機密文書の廃棄をシュレッダーで行う場合、メンテナンスの問題も出てきます。シュレッダーのメンテナンス作業は非常に面倒で、細心の注意を払っているつもりでも、袋を交換する際に紙くずがこぼれてしまいがち。定期的に掃除もしなければならないため、その作業に負担を感じる社員も少なくありません。

1-3-4.環境の面からも「よい方法」とは言えない!

シュレッダー処理をした紙くずは細かくなりすぎるため、リサイクルには向きません。そのため、シュレッダー処理をした紙は引き取らないというリサイクル業者も多いのです。燃えるゴミとして処分するにもお金がかかりますし、そういった面から考えてもシュレッダー処理はあまり「よい方法」と言えないでしょう。

2.業者による機密文書廃棄の方法

機密文書の廃棄方法として、業者に依頼する方法もあります。どのような場合に業者を利用するべきなのか、その方法やメリットについてもご紹介しましょう。

2-1.業者に依頼するべきなのはこんなとき!

処分する機密文書が少量であれば、自分でシュレッダーにかけて対応することが可能です。しかし、大量にある場合は自分で行うには限界があります。仕事の手が止まってしまい、効率的にもよくないでしょう。そんなときは、外部の業者に依頼して廃棄してもらうのがおすすめです。また、万が一にも情報漏えいがあってはいけない極秘文書を処分する場合も、業者に依頼した方が確実でしょう。

2-2.安全かつ環境に優しい「溶解処理」

機密文書を廃棄する方法には、シュレッダーや裁断・焼却などがあります。最もおすすめしたいのが、溶解による処分です。最近はほとんどの業者がこの方法で機密文書の廃棄を行っています。溶解処理とは、水と機械の撹拌(かくはん)力によって文書をバラバラの繊維になるまでほぐす方法です。紙の状態ではなくなり、判読・復元が不能になります。段ボールに入った機密文書を未開封のまま溶解処理にかけるため、情報漏えいの心配もないのが特徴です。溶解した文書はトイレットペーパーなどにリサイクルされるため、環境にも優しい処分方法と言えるでしょう。また、バインダーやクリップもそのまま処分できることを考えても、最も手間のかからない方法となっています。

2-3.業者に依頼するメリットとデメリット

機密文書の廃棄を業者に依頼することには、どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。

2-3-1.大量の機密文書もスピーディーに処分できる!

社内で機密文書の廃棄を行う場合の設備投資や人件費を考えると、業者に依頼した方が大変効率的です。大量の文書もスピーディーに処分できるため、時間と労力を大きく削減できます。最近の業者は電話やメール1本で対応してくれるところがほとんどなので、手軽に機密文書を処分できるでしょう。

2-3-2.情報漏えいの心配が少なく安全!

多くの場合は前述したとおり溶解処理によって処分しています。1回も段ボールを開けることのないまま処分するため、確実に情報を抹消することが可能です。そのため、社内で行うよりも確実に情報漏えいの危険性を低減できます。

2-3-3.エコに貢献できる!

環境に優しい溶解処理によって機密文書を処分することで、エコに貢献できます。業者によっては処理後に「溶解証明書」や「リサイクル証明書」を発行するところもあり、環境への取り組みとして企業の宣伝に役立てることも可能です。

2-4.パソコンを処分する際にも注意が必要!

機密文書は書類だけでなくパソコンのデータ内にもあります。特に注意したいのは、買い替えなどでパソコンを処分する際。パソコンのデータ消去は、フォーマットするだけでは不完全です。ハードディスクの中にはデータが残っているため、特殊なソフトを使えばすぐに復元が可能になってしまいます。そこで、専用ソフトを使ってデータ消去を行うか、ハードディスクを物理的に破壊しておきましょう。
自分でデータ消去することに不安がある場合は、業者に依頼する方法もあります。その際は、消去証明書の発行を行っている業者を選ぶのがおすすめです。

3.機密文書の廃棄業者選びのポイント

機密文書の廃棄を依頼する際は、業者選びを十分慎重に行う必要があります。個人向け・会社向けそれぞれの業者選びのポイントをまとめてみました。

3-1.サービス内容が充実している業者を!

個人の場合は「少量の機密文書を確実に処分したい」という人も多いでしょう。そこで、段ボール1箱からでも受け付けてくれる業者を選ぶことをおすすめします。また、書類の分別が不要だったり、段ボールを無償提供してくれたりする業者もあるため、そういったところを選ぶと手間を最小限に抑えることができるでしょう。

3-2.料金も比較しよう!

機密文書の廃棄を業者に依頼する場合、段ボール1箱あたりの料金は1,400~2,000円が平均的な相場です。できるだけコストがかからないように安い業者を選ぶことは必要でしょう。しかし、料金の安さだけで選ばず、セキュリティーやサービス内容もしっかりと比較して、最適な業者を選ぶようにしてください。

3-3.どのような方法で回収するのかも要チェック!

機密文書の処分業者を選ぶ際は、どのような方法で回収を行っているかもチェックしておきましょう。主な回収方法としては、段ボールごと業者が回収するものと、業者の専用ボックスを社内に設置するものがあります。どちらを選ぶべきかはそのときの状況によって異なるため、回収方法の選択肢が多い業者を選ぶとよいでしょう。

3-4.回収から処理までの流れを確認!

機密文書は、業者に回収されたときから情報漏えい事故が起こる可能性があります。そのため、どのような流れで機密文書が処理されているのかチェックしておく必要があるでしょう。
まず、回収時の車両は箱型であり、完全に施錠できることが絶対条件になります。また、回収作業員がその業者の正式な社員であることを確認することを忘れないでください。
回収場所から処理施設までの輸送時間や輸送ルートについてもチェックが必要です。時間と距離が長いほど、情報漏えいのリスクは高くなります。
さらに、できれば処理施設を事前に見学してどのような処理を行うのか、どのレベルまでリサイクルするのかを確認しておくことも大切です。

3-5.業者選びの注意点を知っておこう!

機密文書の廃棄を依頼する場合、以下のような業者は選ばないようにしましょう。

  • 実績がない。
  • 料金体系が不明確。
  • 事前に見積もりを出さない。
  • 事務所の所在地が明らかでない。
  • スタッフの対応が悪い。

このような業者は、料金をだまし取るような悪徳業者である可能性が高いと考えられます。

4.機密文書の廃棄にかんするよくある質問

機密文書の廃棄を検討している人が感じるであろう疑問とその回答をまとめてみました。

Q.機密文書による情報漏えいが発生する原因は何ですか?

A.情報漏えい事故の70%が、社員の情報に対する意識不足が主な原因です。機密文書として厳重管理しなければならないという危機感が薄く、不用意な管理を行ったことが原因につながっています。

Q.シュレッダーをリースするのと業者に依頼するのとではどちらが安く済みますか?

A.性能のよいシュレッダーであれば、リース料は毎月5,000円前後が相場です。外部委託するよりも高くなることが一般的でしょう。

Q.パソコン内のデータ処理も業者に依頼できますか?

A.できる業者とできない業者があります。事前にホームページなどをチェックして確認しておきましょう。

Q.企業としてできる情報漏えいの防止にはどのようなものがありますか?

A.情報が漏れやすいのは紙媒体です。普段から余計なコピーやプリントアウトはしないようにし、誰が何を何枚印刷したのかをチェックしておくことも必要でしょう。紛失や置き忘れを防ぐために、機密文書を取り扱う上でのルールを徹底しておくようにしましょう。

Q.顧客から得た個人情報が流出してしまった場合、法律違反になりますか?

A.法律では、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられることになります。被害者から損害賠償を請求される可能性もあり、企業としての信頼を失うことになるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。機密文書の廃棄について、業者に依頼するメリットや業者選びのポイントなどをまとめてご紹介しました。機密文書を厳重管理し、適切に処分することは、会社の信用問題にもかかわる大切なことです。ぜひ、この記事を参考にしてその方法を知ってください。


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