甘い処理は許されない! 機密書類の処分方法と注意点とは


現代では、どこから重要な情報が漏(も)れるかわからない時代です。そのため、重要なことは機密書類としてまとめてやり取りされます。
しかし、その機密書類さえもどこからか漏(も)れることがあるのです。どの企業も処分に悩むでしょう。そこで、機密書類を処分するときに注意しておきたいことを知っておきましょう。また、どこまでを「機密書類」とするのか確認することをおすすめします。
この記事では、機密書類の処分方法と注意点についてまとめました。

目次

  1. 機密書類とは
  2. 機密書類を処分する方法
  3. 機密書類を処分するときの注意点
  4. 機密書類の漏えい事件を防ぐには
  5. まとめ

1.機密書類とは

「機密書類」という言葉は、聞き慣れない言葉かと思います。また、知っていたとしても「どこまでが機密書類になるのか」わからない人も多いでしょう。そこで、どのようなものが機密書類となるのか確認しておきます。

1-1.機密書類の定義

機密書類とは、一般的には会社にとって秘密保持が必要となる書類です。

  • 会社の企業秘密にかんする書類
  • 取引先から受け取った個人・秘密が書かれた書類
  • 顧客など個人情報が記載された書類

以上の書類が、機密書類となります。基本的には、紙媒体によるものが多いです。
しかし、最近だと個人情報などは管理・運営上パソコンのデータとなっていることもあります。そのため、機密書類と言ってもデータも含まれるのを知っておきましょう。

1-2.機密書類を管理するには

機密書類は、ほかの書類や情報と同じように扱ってはいけません。その情報が外部に漏(も)れ出すことで発生する被害を考える必要があるからです。
たとえば、ニュースなどで見ることある「個人情報の漏えい」などがわかりやすいでしょう。ある企業が管理していた個人情報は、外部に漏(も)れ出すと悪用される可能性があります。そのため、きちんと管理する必要があるのです。
まず、顧客リストや企業においてある書類が「機密書類」であることを社員全員が「認識」することが重要となります。また、その書類が紙媒体であれば物理的な管理をしましょう。金庫やかぎ付きの棚に入れる必要があります。
さらに、社内での機密書類に対するルールを明確にしましょう。その機密書類を扱う上でどのような管理や重要性が求められるのか認識します。すると、その書類に対する重要度と共に管理が行き届くようになるでしょう。

2.機密書類を処分する方法

機密書類は、しっかりと管理する必要があります。それと同時に、勝手に捨ててはいけない書類です。それは、ごみとして捨てた書類から情報が漏(も)れ出すことがあるから。そこで、機密書類の処分についてしっかり理解しておきましょう。

2-1.自分たちでシュレッダーに掛ける

自分たちでシュレッダーを用意して細かく裁断する方法です。多くの会社では、シュレッダー機を導入して削除しています。
しかし、シュレッダーでの機密書類の処分には限界があるもの。

  • 書類が多すぎて効率が悪い。
  • 情報を完全に消去できているかわからない。
  • ごみ出しにまで手が回らない。
  • シュレッダーが壊れると処理が止まる。
  • 処理の音がほかの業務に支障を出す。

自分たちで処分するには、事業が大きいほど難しくなります。そのため、外部に発注するほうが最終的には楽で確かに処理できるのです。

2-2.機密書類の処分をしている業者に依頼する

機密書類の処分をする場合は、外部の専門業者に依頼するほうがいいでしょう。
機密書類の処分をしている業者は、自分たちでやるよりも確かな方法で処分します。また、作業を自分たちの代わりにしてくれるので時間を取られません。
さらに、処分が終わった後に証明書の発行を行います。完全に処分したことを証明するため安心して利用できるのです。

2-3.データの機密書類も確実に処分できる

また、業者は物質的な機密書類だけでなくデータの処理も請け負っています。
不用なパソコンを処分するときは、必ず機密データも消してもらうことを依頼しましょう。基本的には、ハードディスクをパソコンから取り出して物理的な破壊を行います。完全に破壊することでデータを読み取れないにするのです。
パソコンの処分を依頼したときは、データの処分も忘れずに依頼しましょう。

3.機密書類を処分するときの注意点

機密書類を依頼するときは、必ず確認しておきたいことがあります。そのチェックポイントについて確認しておきましょう。

3-1.セキュリティーがきちんとしているか

機密書類を処分するまでに外部へ漏(も)れ出さない工夫があるか確認します。業者の中には、依頼を請け負うだけで適当な処理をすることがあるのです。
しっかりとどのような過程で処分するのか確認しましょう。きちんと処分しない限り機密書類の責任は、制作した自分たちにあります。

3-2.料金設定は適切か

処分に掛かる費用が適切かどうか確認しましょう。
高すぎても問題ですが安すぎても注意が必要です。平均して1200円辺りから機密書類の処分サービスがあります。
また、処分した後に証明書の発行があるのか確認しておきましょう。

3-3.処分方法は適切か

機密書類の処分方法は、大きく分けて3つに分けることができます。

  • シュレッダー処分…会社でも多く取り入れられている処分方法です。会社で行う以上に細かく裁断して処理します。
  • 焼却処分…紙類の機密書類を焼いて処分します。灰になれば読まれることもないので安全な処分方法のひとつです。
  • 直接溶解処分…製紙工場などで紙を溶かしてトイレットペーパーなど別の紙にリサイクルをする方法。段ボールに詰めた紙をそのまま溶かすため安全性は高いです。

依頼する業者がどのような方法で処分するのか確認しておきましょう。おすすめなのは、直接溶解の方法です。段ボールに詰めておけばそのまま放り込んで別の紙となります。そのため、業者が段ボールのまま運び出せば外に漏(も)れ出すことはまずありません。

4.機密書類の漏えい事件を防ぐには

会社としては、機密書類の漏えいは防ぎたいものです。しかし、人間はどこかでミスをすることがあります。そこで、ミスを極力無くすためにどのような工夫が必要か知っておきましょう。

4-1.情報が漏(も)れやすいのは紙媒体

情報漏えいが発生した事件の多くは、紙媒体が6~7割を占めているようです。そのため、各会社では徹底した管理・処理が求められます。
しかし、各会社から情報が漏(も)れ出すことが後を絶ちません。その原因は、自分たちの会社だけで処理しようとしているからです。
機密書類を処分するときは、外部の専門会社に任せるほうが得策。専門会社ならば確実に処分する上に処分時間をカットできます。総合的に考えると情報漏えいのリスク低下につながるのです。

4-2.各会社でできること

各会社でも情報漏えいを防ぐことを心がけましょう。
まず、余計なコピーやプリントアウトはしないことです。必要以上にコピーすることで情報が漏(も)れ出すことも多々あります。ある会社では「誰が・何を・何枚印刷したのか」をチェックしてデータ化しているほどです。
また、情報漏えいの多くは紛失や置き忘れによって起きています。盗難よりも個人的ミスのほうが圧倒的に多いです。そのため、機密書類を取り扱う上でのルール作りの徹底・周知化が必要と言えます。

5.まとめ

いかがでしたか?
この記事では、機密書類の処分について紹介しました。最後に、処分に当たって大事なポイントをまとめておきましょう。

  • 機密文書は外部に漏(も)れるとさまざまな被害を生み出す。
  • 各会社で処分するには限界がある。
  • きちんと処分しないと外部に出ることは十分にある。
  • 処分を請け負う業者に依頼するほうがリスク・コストも下げられる。
  • 会社内でも機密書類に対する扱い方・ルールを徹底する。

機密文書は、自分たちでしっかり管理する必要があります。しかし、処分まで徹底して始めて管理したことになるものです。自分たちだけで処分できないときは、業者に依頼して漏えいを防ぎましょう。


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